AVG en eventfoto's: zo regel je privacy bij een photobooth op je bedrijfsevent

Foto's van je bedrijfsevent waarop personen herkenbaar zijn, zijn persoonsgegevens, en vallen dus onder de AVG. Als organisator regel je drie dingen: een geldige grondslag voor het maken en gebruiken van de foto's (meestal toestemming of gerechtvaardigd belang), duidelijke informatie vooraf aan je gasten, en afspraken over hoe lang foto's bewaard worden en waar ze terechtkomen. Het goede nieuws: een photobooth is privacytechnisch juist een van de nettere oplossingen, omdat gasten zélf en bewust kiezen om op de foto te gaan. In dit artikel zetten we op een rij hoe je het praktisch regelt.

Let op: dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies. Leg specifieke vragen voor aan je privacy officer of jurist.

Waarom vallen eventfoto's onder de AVG?

Een foto waarop iemand herkenbaar is, is een persoonsgegeven. Zodra je als bedrijf die foto's maakt, opslaat of publiceert, op intranet, LinkedIn of in de nieuwsbrief, verwerk je persoonsgegevens en is de AVG van toepassing. Dat geldt voor de rondlopende fotograaf, maar net zo goed voor de photobooth.

Het verschil zit in de aard van het moment. Een eventfotograaf legt gasten vaak ongemerkt vast; bij een photobooth stapt de gast er zelf voor, poseert bewust en drukt zelf op de knop. Die actieve, vrijwillige handeling maakt het gesprek over privacy een stuk eenvoudiger, al ontslaat het je niet van de plicht om het goed te regelen.

Welke grondslag gebruik je voor photoboothfoto's?

De AVG vraagt om een grondslag voor elke verwerking. Voor eventfoto's komen er in de praktijk twee in aanmerking:

• Toestemming: de gast stemt actief in met het maken en gebruiken van de foto. Bij een photobooth zit een groot deel van die toestemming al in het gebruik zelf, niemand belandt per ongeluk voor de spiegel. Wil je foto's daarna óók extern gebruiken (social media, website), vraag daar dan apart en expliciet toestemming voor.
• Gerechtvaardigd belang: voor interne verslaglegging van een bedrijfsevent kan dit een grondslag zijn, mits je het belang afweegt tegen de privacy van de gasten en zij bezwaar kunnen maken. Voor externe publicatie is dit een wankele basis, kies daar voor toestemming.

Belangrijk bij personeelsfeesten: toestemming van werknemers ligt gevoelig, omdat er een gezagsverhouding is. Maak daarom altijd duidelijk dat meedoen vrijwillig is en dat "nee" geen gevolgen heeft, en dat is bij een photobooth vanzelf zo geregeld: wie niet wil, stapt er simpelweg niet voor.

Hoe informeer je je gasten goed?

Transparantie is de kern van de AVG. Praktisch werkt dit goed:

1. Vooraf: vermeld in de uitnodiging of eventpagina dat er een photobooth staat en wat er met de foto's gebeurt.
2. Op het event: plaats een kort, leesbaar bordje bij de booth: wie de foto's verwerkt, waarvoor ze gebruikt worden en waar gasten terechtkunnen met vragen of een verwijderverzoek.
3. Bij externe publicatie: vraag expliciete toestemming voordat een foto op social media of de website verschijnt, een gedeelde fotostrip op de eigen telefoon van de gast is iets anders dan jouw bedrijfsaccount.

Welke afspraken maak je met de photobooth-leverancier?

De leverancier verwerkt persoonsgegevens namens jou en is daarmee doorgaans verwerker. Regel dit vóór het event:

• Verwerkersafspraken: leg vast wat de leverancier met de foto's doet, hoe ze beveiligd zijn en dat ze niet voor eigen doeleinden worden gebruikt.
• Bewaartermijn: spreek af hoe lang de foto's na het event bewaard blijven en wanneer ze verwijderd worden.
• Oplevering: spreek af hoe jij als organisator de foto's ontvangt en wie er daarna toegang toe heeft.

Een professionele leverancier draait hier niet omheen. Wij werken voor organisaties als Shell, Rabobank, Stedin en Sanofi, bedrijven waar de privacy officer meekijkt, en nemen deze afspraken standaard mee in de offerte.

Waarom is een photobooth privacyvriendelijker dan je denkt?

Samengevat heeft de photobooth een streepje voor op traditionele eventfotografie:

• Gasten kiezen zelf en actief om op de foto te gaan, geen ongemerkte kiekjes.
• De geprinte fotostrip is direct van de gast zelf; die verwerking is klaar zodra de print uit de booth komt.
• De digitale set gaat gericht naar de organisator, in plaats van rond te zwerven bij meerdere fotografen en telefoons.
• Niet meedoen is zichtbaar vrijblijvend: er is geen sociaal ongemak zoals bij een fotograaf die aan je tafel verschijnt.

Veelgestelde vragen

Moet elke gast een toestemmingsformulier tekenen?
Nee. Bewust gebruik van de photobooth, gecombineerd met duidelijke informatie vooraf en bij de booth, volstaat voor de foto zelf. Voor externe publicatie op jullie kanalen vraag je wel apart toestemming.

Wat doe ik als een medewerker achteraf verwijdering vraagt?
Honoreer het verzoek: verwijder de foto uit jullie systemen en kanalen en geef het door aan de leverancier zodat die hetzelfde doet. Wijs gasten bij de booth op dit recht.

Bewaart de photobooth-leverancier de foto's zelf?
Dat leg je vast in de verwerkersafspraken. Gebruikelijk is dat foto's na oplevering aan de organisator binnen een afgesproken termijn bij de leverancier worden verwijderd.

Privacy netjes geregeld, feest gegarandeerd

Wil je een photobooth op je bedrijfsevent mét de privacy-afspraken netjes op papier? Vraag een vrijblijvende offerte aan, we denken graag mee. Of begin met een gratis fotostrip-ontwerp in jullie huisstijl.